Gestão do tempo e produtividade desafiam as organizações

O que exatamente as empresas contratam de seus colaboradores? A experiência, a especialidade, o conhecimento, e mais do que isso: a contratação se refere ao tempo de trabalho. E, hoje, o maior desafio das organizações e dos profissionais é fazer uma gestão equilibrada dessas horas diárias que precisam ser otimizadas em prol das atividades.

O fato é que, se você compra o tempo dos seus funcionários e vende para o seu cliente, a gestão desse tempo atrelada à produtividade será determinante para a lucratividade. Mas não podemos citar apenas o financeiro, pois estamos falando de pessoas e a rotina de trabalho delas também precisa ser sustentável.

Vamos pensar em um escritório de advocacia, por exemplo: uma das primeiras implementações que os gestores devem fazer é o registro do tempo. É aí que algumas ferramentas podem contribuir, porque se você medir as horas de serviço prestadas pelos profissionais e analisar as horas destinadas aos clientes, certamente o resultado financeiro vai melhorar.

Ao avaliar essa alocação de tempo em determinados contratos e projetos, é possível validar financeiramente a operação. Isso porque todos os colaboradores estão ligados à atividade-fim do negócio, seja de forma direta – quando atuam em um serviço/ produto –, seja dando suporte à atividade.

Não se trata de vender ou cobrar por hora, mas as empresas precisam saber exatamente o tempo que gastam em cada atividade. Atualmente, são muitos os sistemas e ferramentas de medição. Entre as opções está o timesheet, que pode ser utilizado para registrar e otimizar a execução das tarefas e construir um histórico de tempo a ser alocado em determinadas atividades.

Para quem está começando, essa análise pode ser feita em uma planilha de Excel, por exemplo. Vale destacar que contabilizar o tempo é diferente de controle de jornada, ou seja, o horário que esse profissional inicia ou finaliza suas atividades pode até ser flexível – o que deve ser levado em consideração é o tempo investido em cada cliente, projeto ou contrato.

Muitas vezes, o valor que está sendo cobrado versus o tempo que o cliente está demandando da equipe interna, financeiramente pode não estar sendo lucrativo para a organização. Lembre-se: ao alocar tempo da equipe, você também aloca custos.